Справочная информация >> Электронный документооборот


ЭДО — электронный документооборот

Электронный документооборот позволяет экономить средства и время на обмен документами. С помощью электронного документооборота клиенты Hostland могут отправлять и получать оригиналы документов в кратчайшие сроки. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭП) и отправляются в зашифрованном виде.

Согласно приказу Министерства финансов Российской Федерации №174н оба участника документооборота должны дать согласие на обмен документами. Для этого заключается соглашение. Его можно заключить в бумажной форме или в виде электронного документа в системе ЭДО «Калуга Астрал».

Преимущества электронного документооборота:

  • Мгновенная отправка и получение пакета документов помогут оперативно решать множество задач и не задерживать рабочий процесс оформлением на бумаге;
  • Вы снизите траты на бумагу, копировальную технику, расходные материалы и на доставку;
  • Вы сэкономите время, необходимое для проверки, согласования и отправки документов;
  • Все Ваши документы хранятся в электронном архиве. Они не потеряются и не испортятся;
  • Любой документ легко отыскать. Пользователь может в любой момент быстро получить информацию и распечатать Документ с отметкой «Подписано ЭП»;
  • Пользователь может быстро получить информацию в соответствии с установленными полномочиями;
  • Электронный документ передается по зашифрованному каналу, что исключает перехват или подмену данных. Усиленная квалифицированная электронная подпись обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами;
  • Ваша компания больше не будет зависеть от курьерских служб. Как бы далеко ни находился контрагент, документооборот с ним будет надежно организован, даже если он подключен к другому оператору ЭДО. В этом поможет роуминг.

После перехода на взаимодействие через ЭДО бухгалтерские документы больше не будут отправляться в бумажном виде.

Электронный документ равен бумажному

Документы, полученные через систему ЭДО, обязательно подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭП) представителя организации. Цифровые документы, подписанные ЭП, равнозначны аналогичным документам на бумажном носителе. Они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с печатью, и могут использоваться при проверках налоговыми инспекциями.

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», все документы, переданные по телекоммуникационным каналам связи через Оператора ЭДО, имеют юридическую силу.

Работа в системе ЭДО возможна с первичными бухгалтерскими документами, а также с корректировочными и исправленными.

К формализованным документам относятся:

  • УПД — универсальный передаточный документ;
  • УКД — универсальный корректировочный документ;
  • ДПТ — документ о передаче товаров;
  • ДПРР — документ о передаче результатов работ.

К неформализованным — произвольные документы в формате *.pdf, *.doc, *.xls и др. (договоры, письма, соглашения и пр.).

Какие документы можно отправлять и получать через ЭДО с ООО «Хостланд»?

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям мы можем направить через ЭДО следующие документы:

  • Акты оказанных услуг;
  • Акты сверки;
  • Оригиналы счетов на оплату;
  • Договор на оказание услуг.
Как начать сотрудничество по ЭДО с ООО «Хостланд»?

Юридическим лицам и ИП

  1. Получите квалифицированную электронную подпись (почитать про получение КЭП можно здесь и здесь);
  2. Пройдите регистрацию в системе электронного документооборота 1С – ЭДО оператора АО «Калуга Астрал»;
  3. Создайте или примите наше приглашение к обмену ЭДО.

Готово! Теперь вы можете получать оригиналы документов ООО «Хостланд» через ЭДО.

Физическим лицам

ООО «Хостланд» принимает заявления и документы от физических лиц через ЭДО! Для осуществления быстрой передачи документов в ООО «Хостланд» Вам нужно иметь квалифицированную электронную подпись.

Настройка роуминга

Если Ваша организация уже зарегистрирована в другой подобной системе, возможно подключение через роуминг с «Калуга Астрал». Для этого:

  1. Свяжитесь с Вашим оператором;
  2. Сообщите ему уникальный идентификационный номер компании Hostland: 2AE57B6FADC-D864-4C21-8DBC-CC156963F9E0;
  3. Произведите настройки согласно инструкциям оператора.

Удачной работы! Если возникнут вопросы - напишите нам, пожалуйста, тикет из панели управления хостингом, раздел «Помощь и поддержка».